Những sai lầm trong giai đoạn nhân viên hội nhập - quản trị nhân lực

Những sai lầm trong giai đoạn nhân viên hội nhập

(HR) Trong quản trị   nhân sự   , việc đối xử với nhân viên cũng là một nghệ thuật. Một nhà quản lý giỏi phải là một người biết phát huy hết năng lực và sự nhiệt trình trong công việc của nhân viên. Để có được điều này, bên cạnh các kỹ năng chuyên biệt, các nhà quản lý còn cần phải có sự đồng cảm và nắm bắt tốt tâm lý của nhân viên.

Đừng nghĩ rằng, trong ngày đầu nhân viên nhập cuộc, chỉ cần dắt họ đi một vòng giới thiệu các phòng ban cho biết mặt đồng sự thế là đủ. Hoặc cho rằng nhân viên mới còn lạ người, chưa quen việc nên chỉ cần kiếm bàn trống nào ngồi tạm rồi phòng tổ chức sẽ bố trí chỗ ngồi cũng không sao. Đó cũng là một cách đón nhân viên nhưng cách làm đó không chuyên nghiệp, không thể hiện cái tầm và thậm chí đó là sai lầm của một   quản lý nhân sự   .

Đón nhân viên mới là một chuyện nhỏ nhưng lại có ý nghĩa rất lớn. Ấn tượng tốt đẹp trong ngày đầu tiên làm việc sẽ là một trong những yếu tố giữ chân người tài ở lại với công ty dù áp lực công việc đôi khi làm họ nản chí. Và việc chuẩn bị đón nhân viên một cách chu đáo sẽ là động lực tốt thôi thúc họ cố gắng hết mình để bắt nhịp với tính chuyên nghiệp của một môi trường mới.

Theo Mary Spencer, cán bộ phụ trách nhân sự của một công ty thuộc tập đoàn đa quốc gia chuyên về dịch vụ tư vấn và phát triển nguồn nhân lực tại Anh, chia sẻ: Vào buổi sáng đầu tiên nhân viên mới đến công ty tôi nhận việc, trên bàn làm việc của họ đã có một lá thư chào mừng của Tổng giám đốc, trong đó có đề cập đến tôn chỉ mục đích của công ty, các quyền lợi cũng như những triển vọng mà nhân viên có được khi làm việc tại đây. Không chỉ thế, anh ta còn nhận được một bảng kê chi tiết những quy tắc không được sai phạm và những quy định về kỷ luật của công ty. "Khi công ty đã thẳng thắn cho nhân viên biết điều gì nhân viên được khuyến khích làm, những điều gì không nên làm ngay từ đầu thì việc quản lý nhân sự sau này sẽ nhẹ nhàng và thuận lợi", Mary phân tích.

Thực tế, công việc chuẩn bị đón tiếp nhân viên mới của công ty không chỉ dừng tại đây. Và những phương pháp đó phải được gắn với một quy trình   quản trị nhân sự   chuyên biệt của công ty.

Nhưng làm thế nào để có quy trình quản tri nhân sự chuyên biệt hóa? Câu trả lời chỉ là click vào đây để tham khảo và đăng ký tham gia khóa học “Quản Trị Nhân Sự Chuyên Biệt Hóa” (viết tắt là HRM) của Royal Business School - một trong những Tổ Chức Giáo Dục   đào tạo   hàng đầu Việt Nam, chuyên sâu về đào tạo các khóa học quản trị kinh doanh cho doanh nhân, doanh nghiệp đủ mọi chủ đề trong hệ thống môn học thuộc chương trình Mini MBA của Hiệp Hội Công Nghệ & Quản Trị Hoa Kỳ (American Information Technology and Management Association).

Điểm mới trong chương trình HRM của chương trình HRM chính là thành quả của khóa học, ngoài những kiến thức nhân sự, học viên còn ra về với những form mẫu tiêu chuẩn, những quy trình nhân sự của chính công ty mình với sự tư vấn và tối ưu hóa của các giáo sư quốc tế hàng đầu. Và tất nhiên trong hành trang của bạn mang về không thể thiếu những “bí quyết” trong ngày đầu đón nhân viên mới và giúp họ nhập cuộc một cách nhanh nhất và tốt nhất vào thế giới của bạn.

Quantri.Vn

Có nên quản thời gian của nhân viên bằng báo cáo thời gian?

Nhân viên nhiều công ty thường phải viết báo cáo cho Giám đốc   nhân sự   cũng như cho các sếp trực tiếp về thời gian làm việc của mình, ví dụ như trong khoảng 15.00 - 16.00 ngày thứ năm tuần trước họ đã làm gì, ở đâu. Điều đơn giản là tại các công ty này quỹ thời gian làm việc của các nhân viên được coi là một nguồn tài sản vô giá và do vậy, các ông chủ tìm mọi cách để kiểm tra nhân viên của họ đã sử dụng 8 tiếng đồng hồ vàng ngọc ấy như thế nào. Và các bản time report dĩ nhiên là được lưu giữ cẩn thận tại Phòng kế toán.

Chính xác đến từng phút

Hàng tuần, chuyên viên tư vấn của công ty BKG Profit Technology Natalia Petykhova phải bỏ ra chừng 5-10 phút để điền vào bản timesheet - một thủ tục bắt buộc đối với toàn bộ nhân viên công ty. Mỗi một nhân viên công ty phải khai rõ về từng hạng mục công việc mà họ đảm nhận trong tuần: nội dung công việc, thời gian thực hiện công việc, sau đó ký vào và nộp cho sếp trực tiếp của mình. Người sếp trực tiếp này dĩ nhiên là biết rất rõ về mức thời gian chuẩn cho từng hạng mục công việc. "Nếu như người nhân viên bỏ ra hai tiếng đồng hồ để thực hiện một công việc, trong lúc mưc thời gian chuẩn cho công việc đó là một tiếng rưỡi thì người nhân viên này sẽ phải giải trình về sự chênh lệch thời gian đó" - Mark Fedin của BKG phát biểu. Và nếu như việc này cứ lặp đi lặp lại nhiều lần, chúng tôi sẽ phải đặt dấu chấm hỏi và có thể sẽ phải tính đến biện pháp hạ   lương   anh ta - Mark nói tiếp.

Công nghệ tính toán chi phí về mặt thời gian thường được các công ty dịch vụ khách hàng như tư vấn, luật, kiểm toán hoặc PR áp dụng. 8 tiếng làm việc trong ngày của nhân viên công ty thật sự là nguồn lợi lớn nhất của các ông chủ. "Nếu nhân viên kết thúc một dự án với khách hàng sớm chừng nào, anh ta sẽ có nhiều cơ hội hơn để bắt đầu một dự án khác" - Paven Bezruchko của Ekopsi Consulting đã nói như vậy. Còn Giám đốc tài chính của PricewaterhouseCoopers tại Nga - Rudi Leonard thì nói rằng hàng ngày các nhân viên kiểm toán của ông phải viết báo cáo về chi phí thời gian đối với các khách hàng. Cứ hai lần trong một tháng các báo cáo này được kiểm tra kỹ lưỡng và sau đó sẽ được ký xác nhận bởi các manager hoặc các partner và được gửi về bộ phận kế toán để nghiên cứu và lưu trữ.

Và không chỉ có các công ty tư vấn hay kiểm toán mới sử dụng phương pháp time report này, một số các công ty sản xuất khác như Coca - Cola hay Vim Bill Dane tại Nga cũng đã bắt đầu áp dụng biện pháp tính toán chi phí thời gian vàng ngọc của nhân viên mình.

Nhờ vào biện pháp này mà các ông chủ doanh nghiệp có thể hiểu được nhân viên của mình có bận bịu hay không, lượng công việc đối với một nhân viên có bị quá tải hay không và qua đó có thể định lượng được mức thời gian chuẩn cho một hạng mục công việc. Và theo Mark Fedin thì việc báo cáo chi phí sử dụng thời gian thật sự là cần thiết để chứng minh được mức lương của nhân viên là hoàn toàn chính xác so với công sức và thời gian mà họ bỏ ra.

Việc báo cáo này không chiếm quá nhiều thời gian của nhân viên, thậm chí nó còn giúp nhân viên hoạch định ra quỹ thời gian của bản thân, bởi nếu nhìn vào báo cáo trong tuần đó họ có thể thấy được họ sẽ cần khoảng bao nhiêu thời gian nữa để thực hiện nốt công việc còn lại.

Những lỗ hổng thời gian

Việc lập báo cáo chi phí sử dụng thời gian chính xác đến từng giờ từng phút nhiều khi giúp các ông chủ doanh nghiệp biết được nguyên nhân vì sao hiệu quả công việc của công ty ngày càng giảm. Ví dụ, tại một trong nhiều công ty - khách hàng của Viện tư vấn tổ chức người ta tính ra rằng khoảng 25-30% quỹ thời gian của các manager được chi ra cho việc chỉ bảo, quản lý nhân viên dưới quyền, còn 25% thì coi như mất trắng. Trong trường hợp này thì có thể giảm tới phân nửa lương của các manager, hoặc ông chủ doanh nghiệp sẽ buộc phải tìm nhiều cách để tăng hiệu quả làm việc của các manager đó, Iulia Kristova - Giám đốc của Viện này đã chỉ ra như vậy. Và cũng theo lời bà thì trong hầu hết các công ty Nga - những nơi có sử dụng biện pháp báo cáo thời gian "khoảng 20-40% quỹ thời gian của các nhân viên không hề đem lại một chút hiệu quả nào".

Và vậy là các ông chủ doanh nghiệp bắt đầu tính đến chuyện "cân đong đo đếm" quỹ thời gian để mong tính được hiệu quả làm việc của nhân viên. Theo Ekaterina Sabochki - Giám đốc Marketing của IBS thì công ty này đã áp dụng biện pháp này để xác định xem công việc nào đòi hỏi nhiều thời gian nhất và nếu cần thiết sẽ sử dụng dịch vụ outsourcing. Đó cũng là một kiểu để các ông chủ có thể hoạch định được lượng nhân viên cần thiết cho mình. "Khi biết được mức thời gian trung bình cho một vụ thanh toán, Bạn có thể biết được là Bạn sẽ cần bao nhiêu kế toán thanh toán" - Dmitri Kuprianov - Giám đoốc nhân sự của Vim Bill Dan giải thích.

Time report - nên - không nên?

Để các timesheet thật sự có hiệu quả như mong đợi, có lẽ các ông chủ doanh nghiệp cũng cần nên xác định trước là họ sẽ được những gì từ các bản timesheet đó. Theo Tổng giám đốc Alpha Integretor - Ilia Loevski thì mục đích của ông là muốn dành 60% quỹ thời gian cho các dự án với khách hàng và 40% cho việc   đào tạo   , huấn luyện phát triển nhân viên.

Hiện nay có khá nhiều công ty vẫn duy trì việc báo cáo chi phí sử dụng thời gian dưới dạng giấy tờ văn bản. Tuy nhiên, cho đến nay trên thị trường phần mềm kế toán, thống kê đã xuất hiện nhiều chương trình quản lý thời gian khá hữu hiệu: Journyx Timesheet chạy trên hệ Linux, Winstar chạy trên hệ Windows.

Nói chung, việc quản lý thời gian có thể gây một phản ứng tiêu cực đối với nhân viên nếu như các bản báo cáo chỉ là một hình thức lấy lệ, còn các vị lãnh đạo thì coi đó như là một việc "chẳng chết ai". Cũng có thể vì như vậy mà nhân viên sẽ mất đi sự kính trọng đối với cấp trên - những vị mà theo họ, có lẽ chẳng có việc gì để làm ngoài việc ngồi nghĩ ra những trò vô bổ. Mặt khác, nếu các ông chủ quá khắt khe trong việc kiểm soát các báo cáo, nhân viên dưới quyền cũng sẽ cảm thấy không thoải mái trong việc thực hiện các công việc mà lẽ ra với những việc đó họ có thể mang lại nhiều lợi ích hơn cho công ty.

Có thể nhận thấy rằng việc quản lý gắt gao thời gian làm việc trong một chừng mực nào đó sẽ không có tác dụng và không thể tồn tại lâu được. Trước hết là trong lĩnh vực sáng tạo, rồi sau đó là trong các lĩnh vực khác ví dụ như đối với các công nhân băng chuyền thì thời gian mà họ sử dụng cho công việc có lẽ lúc nào cũng như nhau. Các Sales Manager cũng vậy, hiệu quả công việc ở đây là các kết quả bán hàng chứ không phải là ở thời gian dành cho các hạng mục công việc. Việc quản lý thời gian chỉ thật sự có ích trong các công ty tư vấn, luật, PR hoặc kiểm toán - nơi mà một giờ đồng hồ các manager bỏ ra cho một dự án, một khách hàng đáng giá không nhỏ. Hãy thử hình dung xem, một giờ đồng hồ tư vấn của một manager cao cấp tại PricewaterhouseCoopers có giá từ 250-350$, một senior bình thường - 170 -190$...Do đó, việc quản lý thời gian tại các công ty này là rất nên làm.

Dù sao đi chăng nữa thì, theo tổng kết của các chuyên viên tư vấn, hầu như ai trong chúng ta cũng đã và đang để lãng phí khoảng 20-30% quỹ thời gian. Và theo bạn, chúng ta có cần làm time report không?

Nhật An dịch từ tạp chí Vedomosti