Thứ Hai, 4 tháng 8, 2014

Bốn điều ghi nhận về văn hóa doanh nghiệp

Một "báu vật tinh thần”: Tiếp xúc với một số công ty mạnh, người ta có thể cảm thấy vẻ đẹp, sự phối hợp linh lợi, sự chuyển vần tự tin của bộ máy kinh doanh, vẻ giao tiếp thân thiện của các thành viên trong công ty với nhau và với bên ngoài. Đó là cuộc tiếp xúc hồn nhiên với vài biểu hiện dễ thấy nhất của văn hóa doanh nghiệp mà công ty đó đã sáng tạo và gìn giữ được.

Theo dõi công ty này trong nhiều năm, người ra sẽ có cảm tưởng như văn hóa ấy đã được trao quyền cho cả những người đến sau, như một thứ "gien - xã hội".

Một nhà khoa học về lãnh đạo các tổ chức đã nói về văn hóa như thế này: "Văn hóa là khi có một người hành động không theo cách thông thường thì lập tức những người kia sẽ buộc anh ta phải trở lại cách hành xử đã được thừa nhận." Hàng ngàn thí dụ có thể tìm thấy để minh họa cho ý tưởng này khi quan sát văn hóa doanh nghiệp của một công ty lành mạnh.

Văn hóa doanh nghiệp là một bộ phận của văn hóa kinh doanh của một xã hội nhất định. Văn hóa doanh nghiệp là sự thể hiện đặc thù của văn hóa kinh doanh ở cấp độ công ty.

Trên thế giới, quan niệm khoa học về văn hóa doanh nghiệp bắt đầu xuất hiện rõ nét dần vào cuối những năm 60 đầu những năm 70, rồi nở rộ trong những thập niên 80 và 90 của thế kỷ XX.
Tiếc rằng có một số người vẫn còn cho rằng văn hóa doanh nghiệp chỉ là những khẩu hiệu phù du hoặc những cái mốt thời thượng chỉ dùng để trang trí hoặc khoe mẽ. Thực ra, tuy không nhìn thấy được những thành tố mạnh mẽ nhất của nó (các giá trị, các triết lý), nhưng văn hóa doanh nghiệp một khi được gây dựng tốt vẫn đang khách quan phát huy sức mạnh và vẻ đẹp của mình trong mọi hoạt động sản xuất, kinh doanh, làm nên năng suất lao động cao, sản phẩm và dịch vụ có chất lượng tốt, hạ giá thành sản phẩm… Nó chẳng khác nào linh hồn của cả doanh nghiệp gắn kết mọi người lại với nhau trong những mục tiêu và cung cách hành động chung. Vì sao vậy?

Vì văn hóa doanh nghiệp là một tổ hợp hữu cơ của những niềm tin và những sự chờ đợi mà các thành viên trong một tổ chức kinh doanh cùng chia sẻ. Nó thường bao gồm:

1. Những mục tiêu chủ yếu của doanh nghiệp;

2. Những cách thức đã được đồng thuận để đạt được mục tiêu đó;

3. Trách nhiệm và vai trò rõ ràng đã được phân công cho từng thành viên và cách mà họ làm việc với nhau;

4. Cung cách ứng xử cần có để đạt được vai trò ấy;

5. Một loạt quy tắc, nguyên tắc nhằm bảo vệ bản sắc và sự toàn vẹn của doanh nghiệp đó.

Thấm sâu vào các yếu tố trên là các giá trị và chuẩn mực mà doanh nghiệp đã xác lập và cùng chia sẻ, làm nên cốt cách của văn hóa doanh nghiệp, song chúng thường không được viết ra thành văn nhưng đều được mọi thành viên nhận biết qua   đào tạo   và giao lưu nội bộ - kể cả những người mới đến - và cùng cam kết theo đuổi.

Nếu năm văn hóa doanh nghiệp ở góc độ đó thì có thể thấy đây thực sự là một "báu vận tinh thần" của doanh nghiệp (từ dùng của tác giả Nghiêm Thị Xuân Lan) do doanh nghiệp cùng nhau sáng tạo, cùng nhau sống cái văn hóa ấy để thành đạt các mục tiêu trong một thế giới nhiều biến đổi, nhiều cạnh tranh và thách thức.

Cơ cấu của văn hóa doanh nghiệp

Văn hóa doanh nghiệp là một cấu trúc có bề sâu khó nhìn thấy nhưng bền vững. Ít nhất, người ta có thể phác họa ra sáu thành tố của cơ cấu văn hóa doanh nghiệp được kết cấu thành ba tầng: tầng bề mặt, tầng trung gian và tầng sâu nhất. Sáu thành tố và ba tầng kết cấu đó là một thể thống nhất toàn vẹn, tác động qua lại mật thiết với nhau để tạo nên bản sắc, cá tính và sức mạnh của doanh nghiệp.

Ở tầng bề mặt: đó là những sự việc và hiện tượng văn hóa có thể quan sát được dễ dàng như:

(L) Cách trang trí doanh nghiệp, hệ thống đồng phục của các thành viên, các khẩu hiệu, các câu chào được hô lên, các khúc ca chính thức của doanh nghiệp được tự hào hát lên…

(2) Các nếp ứng xử, các hành vi giao tiếp được chờ đợi…

Ở tầng trung gian:

(3) các biểu tượng của doanh nghiệp

(4) các truyền thuyết, giai thoại về những năm tháng gian khổ và vẻ vang đã qua, về những nhân vật anh hùng của doanh nghiệp (nhất là hình tượng người thủ lĩnh khởi nghiệp); các tập quán, nghi thức được mọi thành viên chia sẻ, các tín ngưỡng được thành viên tin theo và tôn thờ.

Ở tầng sâu nhất: đó là giá trị cơ bản và các triết lý kinh doanh mà doanh nghiệp đang theo đuổi. Những giá trị này gắn liền, theo những mức độ khác nhau, với hệ giá trị của văn hóa dân tộc…

Với các tầng kết cấu như thế, có tác giả đã ví von văn hóa doanh nghiệp như là một công trình kiến trúc về mặt xã hội của mỗi công ty. Vai trò của người sáng lập công ty là cực kỳ to lớn trong việc xác lập các giá trị cơ bản cho doanh nghiệp và trong việc xây tòa kiến trúc văn hóa doanh nghiệp cho nhiều thế hệ thành viên.

Muốn trao truyền các giá trị cơ bản và các nội dung văn hóa kinh doanh, cần phải có một quá trình xã hội hóa (bằng các lớp đào tạo, bằng cách nêu gương, bằng các chuyên đề, bằng các chuyện kể truyền miệng, các bản tin nội bộ, các cuộc vui chung… )

Ích lợi của văn hóa doanh nghiệp

&Bull; Ích lợi lớn nhất là văn hóa doanh nghiệp có khả năng tạo ra sự cố kết các thành viên trong doanh nghiệp, tạo ra tính thống nhất cao, hướng tới những mục tiêu đã cố kết bằng những hành động tự nguyện, nhịp nhàng như một nguồn nội lực riêng có của doanh nghiệp…

&Bull; Tạo ra nét độc đáo trong lối kinh doanh và lối đáp ứng khách hàng của doanh nghiệp, trong đó các sáng tạo của cá nhân có cơ may ráp nối một cách êm ái vào trong không gian sáng tạo chung của tập thể doanh nghiệp.

&Bull; Trong khuôn khổ văn hóa doanh nghiệp, các mô thức hành vi có tính "di truyền" và có thể sống lâu dài như một truyền thống của doanh nghiệp.

&Bull; Tuy nhiên, trong các dạng hợp tác, liên doanh với các đối tác có truyền thống văn hóa doanh nghiệp không giống nhau, các bên hữu quan cần quan tâm xử lý tính không tương thích trong việc quản trị một môi trường kinh doanh đa văn hóa.

Khi văn hóa doanh nghiệp "tự đầu độc” mình

Ấy là lúc mà những thành công lớn từ hiệu quả của văn hóa doanh nghiệp làm cho người chủ doanh nghiệp và các thành viên trở nên "cao ngạo, hướng nội, tập quyền và quan liêu”. Văn hóa doanh nghiệp một thời thành công đang tự đầu độc mình như thế đấy. Vấn đề đặt ra lúc này là cần hướng tới một văn hóa doanh nghiệp có khả năng tạo thuận lợi cho sự thay đổi, giúp chúng ta thích nghi với những biến đổi của thị trường chứ không trở thành một cái neo níu kéo, cản trở chúng ta thay đổi.

Muốn vậy, ít nhất phải có được hai điều kiện sau đây, được xem như bí quyết phòng ngừa nhiễm độc và có khả năng "giải độc” cho văn hóa:

* Phải đánh giá đúng các thành viên trong công ty, đồng thời luôn luôn hướng tới các khách hàng, các đối tác bên ngoài công ty;

* Phải đề cao và khuyến khích óc sáng tạo và khả năng lãnh đạo ở một cấp của doanh nghiệp, chứ không phải chỉ tập trung quyền lực ở cấp lãnh đạo cao nhất.

Trong nền kinh tế hiện nay, người ta đánh giá doanh nghiệp dựa trên các lợi thế tiềm tàng dựa trên mức độ đáng tin cậy của doanh nghiệp, dựa trên cách lãnh đạo điều hành công ty, thay vì chỉ dựa trên tài sản cố định như trước đây. Phải chăng văn hóa doanh nghiệp chính là thứ tài sản vô hình đang đem lại lợi thế tiềm tàng cho doanh nghiệp trong một thế giới đầy biến động, trong đó cơ may và thách thức gần ke nhau, trong đó sự ngủ yên trên thắng lợi cũng có thể là cái chết không thể cứu vãn của doanh nghiệp?

Theo Văn hóa kinh doanh – Những góc nhìn – NXB Trẻ, 2007

Thảo luận với nhân viên về phát triển nghề nghiệp

Thu thập thông tin hỗ trợ cho việc thảo luận
  Bạn càng có nhiều nguồn thông tin thì càng có bức tranh hoàn chỉnh về nhân viên. Sử dụng bất kỳ   tài liệu   nào mà có về nhân viên bao gồm: Kế hoạch phát triển trong quá khứ, Bản tự đánh giá công việc nếu có, Báo cáo kết quả làm việc, lịch sử   đào tạo   hay các khóa học đã tham gia

Đánh giá sự chuẩn bị của bạn

Tiếp theo, bạn sẽ muốn biết mức độ chuẩn bị tổ chức buổi thảo luận phát triển nghề nghiệp . Bạn nên trả lời những câu hỏi sau:
  - Nhân viên có những kỹ năng nào?
  - Giá trị và sở thích của nhân viên?
  - Nhân viên có những cơ hội phát triển nào?
Nếu như bạn không thể trả lời những câu hỏi trên, hãy tìm hiểu thêm trước khi tổ chức buổi thảo luận

Niềm tin rất quan trọng
  Để có một buổi thảo luận phát triển nghề nghiệp thành công thì cần phải có niềm tin từ phía nhân viên. Nếu như bạn không có được sự tin tưởng của nhân viên, họ có thể hỏi rằng bạn có thật sự cho họ những lời khuyên chân thật

Tổ chức buổi thảo luận
  Khi bắt đầu buổi thảo luận, hãy lập lại mục đích và tầm quan trọng của buổi thảo luận
  Tiếp theo hãy chia sẻ quan điểm của ban về kỹ năng, sở thích và giá trị của nhân viên. Thảo luận về các cơ hội mà bạn đang có, về những lựa chọn, giới hạn về công việc hiện tại của nhân viên và công ty cũng như mối quan hệ giữa kỹ năng, mối quan tâm và giá trị của nhân viên

Vạch ra một kế hoạch phát triển
  Đưa ra những điều kiện để nhân viên có thể phát triển hết tiềm năng của họ. Một khi bạn đã đạt được thỏa thuận về những ký năng, sở thích và giá trị của nhân viên, bạn đã sẵn sàng để phác thảo một kế hoạch phát triển. Kế hoạch phát triển mà bạn xây dựng với nhân viên

Bước tiếp theo
  Bước tiếp theo là giám sát quá trình thực hiện kế hoạch của nhân viên. Lập kế hoạch làm việc định kỳ với nhân viên sẽ giúp bạn xác định được khi nào nhân viên cần đào tạo, hướng dẫn hay hỗ trợ thêm.

Các bước thực hiện

  - Lên lịch buổi họp
  - Đồng ý nội dung
  - Thu thập thông tin về nhân viên
  - Suy nghĩ về kỹ năng, sở thích, giá trị của nhân viên
  -   tìm kiếm   các cơ hội cho nhân viên

Các bước để xác định cơ hội phát triển nghề nghiệp cho nhân viên
  - Xem xét kết quả công việc và tiềm năng của nhân viên
  - Kiểm tra lại những quan tâm và giá trị của nhân viên
  - Tạo ra danh sách những cơ hội phù hợp với sở thích, kỹ năng và tiềm năng của nhân viên
  - Tìm thêm thông tin từ những người bên ngoài bộ phận hay công ty
  - Trình bày ý tưởng với nhân viên

Các bước để có được buổi thảo luận phát triển nghề nghiệp
  - Lặp lại mục đích tầm quan trọng của buổi thảo luận
  - Công nhận những đóng góp của nhân viên
  - Chia sẻ những hiểu biết của bạn về kỹ năng, sở thích và giá trị của nhân viên
  - Thảo luận về các cơ hội
  - Thỏa thuận về những kết quả mong muốn và kế hoạch phát triển cá nhân
  - Kế hoạch cho những cuộc họp tiếp theo

Những lời khuyên để xây dựng niềm tin của nhân viên
  - Cởi mở, trung thực và thảo luận trực tiếp
  - Hãy lắng nghe chân thành ý kiến của nhân viên để chứng minh sự cởi mở và quan tâm của bạn đối với ý kiến của họ
  - Kiên trì chứng minh sự quan tâm của bạn đến thành công của nhân viên
  - Chia sẻ và tin tưởng đối với những người có ý kiến đóng góp tốt
  - Theo đuổi những gì bạn hứa và cam kết
  - Biết những điểm yếu của bạn

Lời khuyên để thúc đẩy nhân viên hàng đầu
  - Phát huy thế mạnh của nhân viên
  - Đánh giá cao điểm mạnh và nhấn mạnh sự khác biệt của nhân viên.
  - Đừng đợi đến kỳ đánh giá chính thức mới công nhận đóng góp của nhân viên
  - Cho nhân viên trách nhiệm nhiều hơn và tự do học hỏi những kỹ năng mới cũng như cho phép một số sai sót
  - Đưa ra những mức   lương   và phúc lợi cạnh tranh

Lời khuyên để nuôi dưỡng nhân viên tốt
  - Giữ mối quan hệ tốt với nhân viên để đảm bảo bạn không bỏ qua những nhân viên tốt
  - Cho những nhân viên này biết giá trị của họ
  - Sáng tạo trong việc khen thưởng cả lớn lẫn nhỏ
  - Hãy chấp nhận sẽ có những người trong bộ phận của bạn không muốn thăng tiến. Đừng có ép họ, hãy tìm những hướng để giữ cho công việc được thú vị mà không phải là gánh nặng cho nhân viên với những công việc không mong muốn
  - Phân phối nguồn lực cho những nhân viên tốt với tiềm năng cao

Lời khuyên để tạo ra kế hoạch phát triển cá nhân
  - Kế hoạch phát triển là kết quả của sự nỗ lực hợp tác bạn và nhân viên
  - Đảm bảo tạo ra những cơ hội để hướng dẫn nhân viên
  - Xây dựng kế hoạch dựa trên những điểm mạnh cũng như khắc phục điểm yếu
  - Kèm theo kết quả mong đợi và khung thời gian cho mỗi hành động đã được đưa ra và đảm bảo nhân viên luôn tuân thủ
  - Tạo ra một kế hoạch đủ thách thức để thúc đẩy nhân viên nỗ lực hết mình để đạt được mục tiêu phát triển.

Kỷ yếu Ngày   nhân sự   Việt Nam
Nguyễn Phát Huy
Công ty Cổ phần Đầu Tư Long Quân

0 nhận xét :

Đăng nhận xét