18:05
Unknown
Phân tích công việc
Phân tích công việc là công việc đầu tiên cần thiết phải biết của mọi quản trị gia trong lĩnh vực quản trị nguồn nhân lực . Phân tích công việc là cơ sở cho giải quyết các vấn đề trong lĩnh vực quản trị nguồn nhân lực.
Sự cần thiết của phân tích công việc:
-Các nhà quản lý nhân sự cần hiểu biết về công việc để có thể tìm người phù hợp với công việc.
-Người lao động cần hiểu biết vai trò của họ trong tổ chức trước khi bắt đầu làm việc
I. Những nội dung cơ bản của phân tích công việc
1. Khái niệm về phân tích công việc:
Trước hết ta cần có khái niệm về công việc. Cũng có nhiều khái niệm khác nhau về công việc. Ta có thể chấp nhận khái niệm về công việc như sau: "Công việc bao gồm một số công tác cụ thể mà một tổ chức phải hoàn thành nhằm đạt được mục tiêu của mình”.
Như vậy: "Phân tích công việc là quá trình thu thập các thông tin liên quan đến công việc một cách có hệ thống”.
Phân tích công việc được tiến hành nhằm để xác định các nhiệm vụ thuộc phạm vi công việc đó và các kỹ năng, năng lực quyền hạn và trách nhiệm cụ thể cần phải có để thực hiện công việc đó một cách tốt nhất.
Cụ thể phân tích công việc nhằm trả lời các câu hỏi sau đây:
-Nhân viên thực hiện những công tác gì?
-Khi nào công việc được hoàn tất?
-Công việc được thực hiện ở đâu?
-Nhân viên làm công việc đó như thế nào?
-Tại sao phải thực hiện công việc đó?
-Để thực hiện công việc đó nhân viên cần hội đủ những tiêu chuẩn trình độ nào?
Phân tích công việc cung cấp cho các nhà quản trị một bản tóm tắt các nhiệm vụ và trách nhiệm của một công việc nào đó , mối tương quan của công việc đó với công việc khác , kiến thức và kỹ năng cần thiết và các điều kiện làm việc .
Tóm lại Phân tích công việc được tiến hành nhằm:
-Xác định các nhiệm vụ, quyền hạn, trách nhiệm khi thực hiện công việc.
-Điều kiện để tiến hành công việc.
-Các tiêu chuẩn để đánh giá chất lượng hoàn thành công việc.
-Mối tương quan của công việc đó với công việc khác.
-Các phẩm chất, kỹ năng nhân viên phải có để thực hiện công việc đó.
Mục tiêu cụ thể của phân tích công việc là xây dựng Bản mô tả công việc và Bản tiêu chuẩn công việc.
2. Lợi ích của Phân tích công việc:
Có thể nói rằng các thông tin từ bản phân tích công việc được sử dụng để:
- Định hướng cho quá trình tuyển dụng và hoàn thiện việc bố trí nhân viên.
- Lên kế hoạch bổ nhiệm và thuyên chuyển công tác cho nhân viên.
- Xây dựng hệ thống đánh giá công việc, xếp hạng công việc và hệ thống tiền lương .
- Hoàn thiện các biện pháp cải thiện điều kiện lao động, bảo vệ sức khỏe và khả năng làm việc lâu dài cho nhân viên.
- Xác định nhu cầu đào tạo nhân viên và lập kế hoạch cho các chương trình đào tạo
Phân tích công việc được thực hiện trong các trường hợp sau đây:
1.Khi tổ chức được thành lập.
2.Khi có công việc mới.
3.Khi công việc thay đổi do kết quả của áp dụng KH – KT mới.
II. Những nội dung của bản Mô tả công việc và Tiêu chuẩn công việc
1.Bản mô tả công việc:
Bản mô tả công việc là một tài liệu cung cấp thông tin liên quan đến công tác cụ thể, các nhiệm vu và trách nhiệm của công việc. Hiểu một cách ngắn gọn bản mô tả công việc là mô tả các nhiệm vụ cấu thành nên công việc đó.
Bản mô tả công việc là một tài liệu giải thích trả lời các câu hỏi sau:
a.Người thực hiện công viêc? Vị trí của họ trong hệ thống của tổ chức?
b.Tại sao công việc đó phải được thực hiện?
c.Mục tiêu công việc đó là gì?
d.Công việc phải làm gì? hay các nhiệm vụ chủ yếu phải hoàn thành?
e.Công việc được thực hiện ở đâu?
f.Khi nào công việc được coi là hoàn tất?
g.Phương tiện, trang bị thực hiện công việc?
h.Điều kiện làm việc và rủi ro có thể?
Như vậy bản mô tả công việc là một bản liệt kê chính xác và xúc tích những điều mà nhân viên phải thực hiện. Nó cho biết nhân viên làm cái gì? Làm như thế nào? Và các điều kiện mà nhân viên đó được thực thi.
Nói chung bản mô tả công việc nhằm trả lời các câu hỏi cơ bản: Ai? Tại sao? Cái gì? Khi nào? Ở đâu? Bằng cách nào?
Một cách cụ thể bản mô tả công việc thường bao gồm các nội dung sau đây:
-Nhận diện công việc.
-Tóm tắt công việc.
-Các mối quan hệ.
-Chức năng, trách nhiệm công việc.
-Quyền hạn.
-Tiêu chuẩn mẫu.
-Điều kiện thực hiện công việc.
CÁC HƯỚNG DẪN VIẾT BẢN MÔ TẢ CÔNG VIỆC :
- Liệt kê các nhiệm vụ và trách nhiệm theo trình tự hợp lý
- Viết rõ , đơn giản và súc tích các nhiệm vụ và trách nhiệm riêng biệt
- Bắt đầu mỗi câu bằng động từ hành động
- Sử dụng những từ có thể định lượng được khi có thể
- Sử dụng những từ cụ thể và hạn chế tối đa những từ mơ hồ
- Sử dụng những thuật ngữ đã được chuẩn hóa
- Trả lời các câu hỏi : How, What , Where , When , Why , Who
- Xác định rõ kết quả hoặc tiêu chuẩn cuối cùng được sử dụng để đánh giá.
P5media.Vn
Hội nhập nhân viên mới cũng là một nghệ thuật
Trong quản trị nhân sự , việc đối xử với nhân viên mới cũng là một nghệ thuật. Một nhà quản lý giỏi phải là một người biết phát huy hết năng lực và sự nhiệt trình trong công việc của nhân viên.
Để hội nhập nhân viên mới, bên cạnh các kỹ năng chuyên biệt, các nhà quản lý còn cần phải có sự đồng cảm và nắm bắt tốt tâm lý của nhân viên mới. Đừng nghĩ rằng, trong ngày đầu nhân viên nhập cuộc, chỉ cần dắt họ đi một vòng giới thiệu các phòng ban cho biết mặt đồng sự thế là đủ. Hoặc cho rằng nhân viên mới còn là người chưa quen việc nên chỉ cần kiếm bàn trống nào ngồi tạm rồi phòng tổ chức sẽ bố trí chỗ ngồi cũng không sao. Đó cũng là một cách đón nhân viên nhưng cách làm đó không chuyên nghiệp, không thể hiện cái tầm và thậm chí đó là sai lầm của một quản lý nhân sự . Thời gian đầu của một nhân viên mới thường có những cảm xúc trái ngược nhau. Một mặt họ háo hức chứng minh bản thân với người tuyển dụng , nhưng đồng thời họ lại cảm thấy lo ngại mình có phù hợp với công ty hay không. Đường cong biểu thị thời gian làm quen của nhân viên mới đang rất dốc. Cả hai cảm xúc có xu hướng chủ động điều chỉnh theo văn hóa mới.Tại sao chúng ta luôn nỗ lực tìm kiếm và thu hút ứng viên giỏi, tuyển dụng người tài vào công ty, nhưng sau đó lại khiến họ ra đi? Do chúng ta đã bỏ qua việc định hướng nhân viên mới. Mọi doanh nghiệp đều mong muốn người mới nhanh chóng hòa nhập vào môi trường làm việc. Đón nhân viên mới là một chuyện nhỏ nhưng lại có ý nghĩa rất lớn. Ấn tượng tốt đẹp trong ngày đầu tiên làm việc sẽ là một trong những yếu tố giữ chân người tài ở lại với công ty dù áp lực công việc đôi khi làm họ nản chí. Và việc chuẩn bị đón nhân viên một cách chu đáo sẽ là động lực tốt thôi thúc họ cố gắng hết mình để bắt nhịp với tính chuyên nghiệp của một môi trường mới.
Một điều không nên là để mặc nhân viên của bạn loay hoay với những mối quan hệ mới và rồi họ cảm thấy bị lẻ loi, cô lập. Khi giới thiệu người mới với các phòng ban đừng chỉ dắt nhân viên đi một vòng cho mọi người biết mặt. Bạn nên dành thời gian giới thiệu một chút về cá nhân và công việc họ phụ trách cũng như chỉ rõ các mối liên hệ cần thiết. Khi một người gia nhập vào môi trường mới, gặp những con người mới, họ không biết mình có được chấp nhận hay không. Mọi thái độ và hành động của người đối diện lúc này ít nhiều đều có tác động đến tâm lý và tinh thần làm việc của họ. Bạn chính là người thu hẹp khoảng cách và là cầu nối của nhân viên cũ và nhân viên mới. Hãy luôn ghi nhớ rằng hỗ trợ tốt nhất cho người mới đến hoàn thành công việc nghĩa là bạn đã giúp cho chính công ty mình. Mọi chính sách, nội quy do tổ chức đề ra cần phải được truyền đạt thấu đáo cho nhân viên trên tinh thần vì lợi ích chung. Qua đó nhân viên mới sẽ phải nắm rõ những quy cách ứng xử như chào hỏi, cách trao đổi công việc để tránh vi phạm hoặc gặp sự bối rối, phiền hà không đáng có. Đừng bắt nhân viên mới phải tự tìm hiểu cái gì nên làm và điều gì không nên làm. Nếu bạn có những yêu cầu và mong đợi đối với nhân viên, hãy thẳn thắng trao đổi, hướng dẫn và động viên họ nỗ lực thực hiện. Đồng thời, thông báo đúng lúc các chính sách, ưu đãi cho nhân viên mới sẽ làm cho họ thấy được giá trị của công ty. Từ đó, họ sẽ cố gắng hòa nhập với tổ chức và nỗ lực cống hiến cho xứng đáng. Thái độ tích cực và ý thức trách nhiệm của nhân viên cũng sẽ được củng cố.
Bên cạnh đó, có thể tổ chức vài buổi ăn trưa thân mật giữa nhân viên mới với các đồng nghiệp. Ăn trưa cùng nhau có thể giúp cho nhân viên cảm thấy quan trọng và được hoan nghênh. Qua những buổi họp mặt trò chuyện này, các giá trị truyền thống và thuộc tính văn hóa của công ty sẽ được truyền đạt đến người mới một cách dễ dàng hơn là thông qua nhân sự hoặc cẩm nang công ty. Bằng cách tham gia với các nhân viên cũ, người mới được tiếp xúc với những câu chuyện của nhà tuyển dụng và vẽ ra viễn cảnh rằng công ty sẽ làm nơi làm việc tuyệt vời. Khi người lao động cảm thấy dễ chịu với các đồng nghiệp, rất có khả năng họ sẽ cảm thấy tốt về vai trò chuyên môn, công việc của mình. Và họ có mong muốn đóng góp một phần sức mình cho công ty. Một điều cũng rất quan trọng là phải lắng nghe ý kiến phản hồi của nhân viên. Chúng ta thường suy nghĩ thông tin phản hồi là những điều mà người quản lý trao đổi với nhân viên mới để thu hẹp khoảng cách từ mức độ hoàn thành công việc hiện tại đến hiệu quả thực mà công ty mong đợi họ. Nhưng thực tế, trong khoảng thời gian làm việc đầu tiên bạn nên tìm hiểu càng nhiều càng tốt về nhân viên mới để bồi dưỡng kinh nghiệm riêng và tương lai cho họ. Hãy thu hút thông tin phản hồi của nhân viên. Thực hiện điều này định kỳ trong vòng vài tháng đầu tiên cũng sẽ tạo ra văn hóa công ty. Chúng giúp nhân viên cảm thấy thoải mái và họ nhất định sẽ mang đến cho bạn những ý tưởng, sự hỗ trợ và cả xử lý sự cố khi cần thiết nữa.
Nguồn : Eduviet tổng hợp
Phân tích công việc là công việc đầu tiên cần thiết phải biết của mọi quản trị gia trong lĩnh vực quản trị nguồn nhân lực . Phân tích công việc là cơ sở cho giải quyết các vấn đề trong lĩnh vực quản trị nguồn nhân lực.
Sự cần thiết của phân tích công việc:
-Các nhà quản lý nhân sự cần hiểu biết về công việc để có thể tìm người phù hợp với công việc.
-Người lao động cần hiểu biết vai trò của họ trong tổ chức trước khi bắt đầu làm việc
I. Những nội dung cơ bản của phân tích công việc
1. Khái niệm về phân tích công việc:
Trước hết ta cần có khái niệm về công việc. Cũng có nhiều khái niệm khác nhau về công việc. Ta có thể chấp nhận khái niệm về công việc như sau: "Công việc bao gồm một số công tác cụ thể mà một tổ chức phải hoàn thành nhằm đạt được mục tiêu của mình”.
Như vậy: "Phân tích công việc là quá trình thu thập các thông tin liên quan đến công việc một cách có hệ thống”.
Phân tích công việc được tiến hành nhằm để xác định các nhiệm vụ thuộc phạm vi công việc đó và các kỹ năng, năng lực quyền hạn và trách nhiệm cụ thể cần phải có để thực hiện công việc đó một cách tốt nhất.
Cụ thể phân tích công việc nhằm trả lời các câu hỏi sau đây:
-Nhân viên thực hiện những công tác gì?
-Khi nào công việc được hoàn tất?
-Công việc được thực hiện ở đâu?
-Nhân viên làm công việc đó như thế nào?
-Tại sao phải thực hiện công việc đó?
-Để thực hiện công việc đó nhân viên cần hội đủ những tiêu chuẩn trình độ nào?
Phân tích công việc cung cấp cho các nhà quản trị một bản tóm tắt các nhiệm vụ và trách nhiệm của một công việc nào đó , mối tương quan của công việc đó với công việc khác , kiến thức và kỹ năng cần thiết và các điều kiện làm việc .
Tóm lại Phân tích công việc được tiến hành nhằm:
-Xác định các nhiệm vụ, quyền hạn, trách nhiệm khi thực hiện công việc.
-Điều kiện để tiến hành công việc.
-Các tiêu chuẩn để đánh giá chất lượng hoàn thành công việc.
-Mối tương quan của công việc đó với công việc khác.
-Các phẩm chất, kỹ năng nhân viên phải có để thực hiện công việc đó.
Mục tiêu cụ thể của phân tích công việc là xây dựng Bản mô tả công việc và Bản tiêu chuẩn công việc.
2. Lợi ích của Phân tích công việc:
Có thể nói rằng các thông tin từ bản phân tích công việc được sử dụng để:
- Định hướng cho quá trình tuyển dụng và hoàn thiện việc bố trí nhân viên.
- Lên kế hoạch bổ nhiệm và thuyên chuyển công tác cho nhân viên.
- Xây dựng hệ thống đánh giá công việc, xếp hạng công việc và hệ thống tiền lương .
- Hoàn thiện các biện pháp cải thiện điều kiện lao động, bảo vệ sức khỏe và khả năng làm việc lâu dài cho nhân viên.
- Xác định nhu cầu đào tạo nhân viên và lập kế hoạch cho các chương trình đào tạo
Phân tích công việc được thực hiện trong các trường hợp sau đây:
1.Khi tổ chức được thành lập.
2.Khi có công việc mới.
3.Khi công việc thay đổi do kết quả của áp dụng KH – KT mới.
II. Những nội dung của bản Mô tả công việc và Tiêu chuẩn công việc
1.Bản mô tả công việc:
Bản mô tả công việc là một tài liệu cung cấp thông tin liên quan đến công tác cụ thể, các nhiệm vu và trách nhiệm của công việc. Hiểu một cách ngắn gọn bản mô tả công việc là mô tả các nhiệm vụ cấu thành nên công việc đó.
Bản mô tả công việc là một tài liệu giải thích trả lời các câu hỏi sau:
a.Người thực hiện công viêc? Vị trí của họ trong hệ thống của tổ chức?
b.Tại sao công việc đó phải được thực hiện?
c.Mục tiêu công việc đó là gì?
d.Công việc phải làm gì? hay các nhiệm vụ chủ yếu phải hoàn thành?
e.Công việc được thực hiện ở đâu?
f.Khi nào công việc được coi là hoàn tất?
g.Phương tiện, trang bị thực hiện công việc?
h.Điều kiện làm việc và rủi ro có thể?
Như vậy bản mô tả công việc là một bản liệt kê chính xác và xúc tích những điều mà nhân viên phải thực hiện. Nó cho biết nhân viên làm cái gì? Làm như thế nào? Và các điều kiện mà nhân viên đó được thực thi.
Nói chung bản mô tả công việc nhằm trả lời các câu hỏi cơ bản: Ai? Tại sao? Cái gì? Khi nào? Ở đâu? Bằng cách nào?
Một cách cụ thể bản mô tả công việc thường bao gồm các nội dung sau đây:
-Nhận diện công việc.
-Tóm tắt công việc.
-Các mối quan hệ.
-Chức năng, trách nhiệm công việc.
-Quyền hạn.
-Tiêu chuẩn mẫu.
-Điều kiện thực hiện công việc.
CÁC HƯỚNG DẪN VIẾT BẢN MÔ TẢ CÔNG VIỆC :
- Liệt kê các nhiệm vụ và trách nhiệm theo trình tự hợp lý
- Viết rõ , đơn giản và súc tích các nhiệm vụ và trách nhiệm riêng biệt
- Bắt đầu mỗi câu bằng động từ hành động
- Sử dụng những từ có thể định lượng được khi có thể
- Sử dụng những từ cụ thể và hạn chế tối đa những từ mơ hồ
- Sử dụng những thuật ngữ đã được chuẩn hóa
- Trả lời các câu hỏi : How, What , Where , When , Why , Who
- Xác định rõ kết quả hoặc tiêu chuẩn cuối cùng được sử dụng để đánh giá.
P5media.Vn
Hội nhập nhân viên mới cũng là một nghệ thuật
Trong quản trị nhân sự , việc đối xử với nhân viên mới cũng là một nghệ thuật. Một nhà quản lý giỏi phải là một người biết phát huy hết năng lực và sự nhiệt trình trong công việc của nhân viên.
Để hội nhập nhân viên mới, bên cạnh các kỹ năng chuyên biệt, các nhà quản lý còn cần phải có sự đồng cảm và nắm bắt tốt tâm lý của nhân viên mới. Đừng nghĩ rằng, trong ngày đầu nhân viên nhập cuộc, chỉ cần dắt họ đi một vòng giới thiệu các phòng ban cho biết mặt đồng sự thế là đủ. Hoặc cho rằng nhân viên mới còn là người chưa quen việc nên chỉ cần kiếm bàn trống nào ngồi tạm rồi phòng tổ chức sẽ bố trí chỗ ngồi cũng không sao. Đó cũng là một cách đón nhân viên nhưng cách làm đó không chuyên nghiệp, không thể hiện cái tầm và thậm chí đó là sai lầm của một quản lý nhân sự . Thời gian đầu của một nhân viên mới thường có những cảm xúc trái ngược nhau. Một mặt họ háo hức chứng minh bản thân với người tuyển dụng , nhưng đồng thời họ lại cảm thấy lo ngại mình có phù hợp với công ty hay không. Đường cong biểu thị thời gian làm quen của nhân viên mới đang rất dốc. Cả hai cảm xúc có xu hướng chủ động điều chỉnh theo văn hóa mới.Tại sao chúng ta luôn nỗ lực tìm kiếm và thu hút ứng viên giỏi, tuyển dụng người tài vào công ty, nhưng sau đó lại khiến họ ra đi? Do chúng ta đã bỏ qua việc định hướng nhân viên mới. Mọi doanh nghiệp đều mong muốn người mới nhanh chóng hòa nhập vào môi trường làm việc. Đón nhân viên mới là một chuyện nhỏ nhưng lại có ý nghĩa rất lớn. Ấn tượng tốt đẹp trong ngày đầu tiên làm việc sẽ là một trong những yếu tố giữ chân người tài ở lại với công ty dù áp lực công việc đôi khi làm họ nản chí. Và việc chuẩn bị đón nhân viên một cách chu đáo sẽ là động lực tốt thôi thúc họ cố gắng hết mình để bắt nhịp với tính chuyên nghiệp của một môi trường mới.
Một điều không nên là để mặc nhân viên của bạn loay hoay với những mối quan hệ mới và rồi họ cảm thấy bị lẻ loi, cô lập. Khi giới thiệu người mới với các phòng ban đừng chỉ dắt nhân viên đi một vòng cho mọi người biết mặt. Bạn nên dành thời gian giới thiệu một chút về cá nhân và công việc họ phụ trách cũng như chỉ rõ các mối liên hệ cần thiết. Khi một người gia nhập vào môi trường mới, gặp những con người mới, họ không biết mình có được chấp nhận hay không. Mọi thái độ và hành động của người đối diện lúc này ít nhiều đều có tác động đến tâm lý và tinh thần làm việc của họ. Bạn chính là người thu hẹp khoảng cách và là cầu nối của nhân viên cũ và nhân viên mới. Hãy luôn ghi nhớ rằng hỗ trợ tốt nhất cho người mới đến hoàn thành công việc nghĩa là bạn đã giúp cho chính công ty mình. Mọi chính sách, nội quy do tổ chức đề ra cần phải được truyền đạt thấu đáo cho nhân viên trên tinh thần vì lợi ích chung. Qua đó nhân viên mới sẽ phải nắm rõ những quy cách ứng xử như chào hỏi, cách trao đổi công việc để tránh vi phạm hoặc gặp sự bối rối, phiền hà không đáng có. Đừng bắt nhân viên mới phải tự tìm hiểu cái gì nên làm và điều gì không nên làm. Nếu bạn có những yêu cầu và mong đợi đối với nhân viên, hãy thẳn thắng trao đổi, hướng dẫn và động viên họ nỗ lực thực hiện. Đồng thời, thông báo đúng lúc các chính sách, ưu đãi cho nhân viên mới sẽ làm cho họ thấy được giá trị của công ty. Từ đó, họ sẽ cố gắng hòa nhập với tổ chức và nỗ lực cống hiến cho xứng đáng. Thái độ tích cực và ý thức trách nhiệm của nhân viên cũng sẽ được củng cố.
Bên cạnh đó, có thể tổ chức vài buổi ăn trưa thân mật giữa nhân viên mới với các đồng nghiệp. Ăn trưa cùng nhau có thể giúp cho nhân viên cảm thấy quan trọng và được hoan nghênh. Qua những buổi họp mặt trò chuyện này, các giá trị truyền thống và thuộc tính văn hóa của công ty sẽ được truyền đạt đến người mới một cách dễ dàng hơn là thông qua nhân sự hoặc cẩm nang công ty. Bằng cách tham gia với các nhân viên cũ, người mới được tiếp xúc với những câu chuyện của nhà tuyển dụng và vẽ ra viễn cảnh rằng công ty sẽ làm nơi làm việc tuyệt vời. Khi người lao động cảm thấy dễ chịu với các đồng nghiệp, rất có khả năng họ sẽ cảm thấy tốt về vai trò chuyên môn, công việc của mình. Và họ có mong muốn đóng góp một phần sức mình cho công ty. Một điều cũng rất quan trọng là phải lắng nghe ý kiến phản hồi của nhân viên. Chúng ta thường suy nghĩ thông tin phản hồi là những điều mà người quản lý trao đổi với nhân viên mới để thu hẹp khoảng cách từ mức độ hoàn thành công việc hiện tại đến hiệu quả thực mà công ty mong đợi họ. Nhưng thực tế, trong khoảng thời gian làm việc đầu tiên bạn nên tìm hiểu càng nhiều càng tốt về nhân viên mới để bồi dưỡng kinh nghiệm riêng và tương lai cho họ. Hãy thu hút thông tin phản hồi của nhân viên. Thực hiện điều này định kỳ trong vòng vài tháng đầu tiên cũng sẽ tạo ra văn hóa công ty. Chúng giúp nhân viên cảm thấy thoải mái và họ nhất định sẽ mang đến cho bạn những ý tưởng, sự hỗ trợ và cả xử lý sự cố khi cần thiết nữa.
Nguồn : Eduviet tổng hợp
0 nhận xét :
Đăng nhận xét