Thứ Ba, 29 tháng 10, 2024

 Hiện nay, trong kinh doanh, giao tiếp được xem là then chốt giúp làm gia tăng mối quan hệ giữa khách hàng và doanh nghiệp. Kỹ năng giao tiếp tốt sẽ góp phần giúp cho các hoạt động kinh doanh tăng thêm sự hiệu quả và từ đó giúp cho mức độ thành công trong các cuộc giao dịch sẽ đạt được tỉ lệ cao hơn.

1. Kỹ năng giao tiếp trong doanh nghiệp là gì?

Khác với các loại kỹ năng giao tiếp thông thường, giao tiếp trong doanh nghiệp là quá trình trao đổi các thông tin tích cực trong kinh doanh nhằm đạt được các lợi ích cần thiết cho doanh nghiệp của mình. Để thực hiện giao tiếp trong doanh nghiệp, chủ thể cần sử dụng lời nói, chữ viết hoặc giao tiếp bằng ngôn ngữ cơ thể nhằm tạo ra sự liên kết tích cực với đối tác hoặc khách hàng của mình. 

Điều này giúp cho các hoạt động thu thập và tiếp nhận các thông tin được diễn ra thường xuyên để có thể nắm bắt các vấn đề về tâm lý khách hàng, đối tác hoặc nắm bắt sản phẩm,…từ đó có thể tạo ra chiến lược bán hàng sao cho phù hợp với thị trường

2. Tầm quan trọng của kỹ năng giao tiếp trong doanh nghiệp.

Đối với các doanh nghiệp đang hoạt động trong lĩnh vực kinh doanh, kỹ năng giao tiếp trong môi trường doanh nghiệp đóng một vai trò vô cùng quan trọng. Dù là giao tiếp với khách hàng, nhân viên trong nội bộ hay với đối tác thì kỹ năng năng này cũng là một trong những yếu tố để nêu bật lên sự khác biệt giữa thành công và thất bại. 

2.1. Thu hút sự chú ý của mọi người.

Các doanh nghiệp luôn muốn tìm ra những cách thức để nhanh chóng thu hút sự chú ý của mọi người và giao tiếp với họ theo cách khuyến khích mua hàng. 

Để đạt được điều này, các công ty cần đầu tư vào những nhân viên có thể viết bản tin Email lôi cuốn, các bài đăng trên mạng xã hội hấp dẫn, các bài báo bắt mắt và nhiều loại tài liệu tiếp thị khác. 

2.2. Xây dựng mối quan hệ với khách hàng.

Tất cả các khách hàng mong muốn được hiểu bởi công ty mà họ đang giao dịch. Biết rằng họ đang được lắng nghe và đánh giá cao mang lại sự tự tin và xây dựng lòng tin. 

Điều này đặc biệt quan trọng nếu doanh nghiệp của bạn liên quan đến việc tương tác với số lượng lớn khách hàng, trực tiếp hoặc qua điện thoại.

2.3. Tăng khả năng đàm phán.

Một doanh nghiệp có khả năng bán hàng tốt sẽ tạo được sức hút, sự chú ý của nhiều khách hàng, từ đó xây dựng được mối quan hệ bền vững trong nhiều thương vụ sau. 

Khả năng đàm phán của một nhân viên tốt được thể hiện ở chỗ họ nhận được sự tín nhiệm mua hàng của nhiều người, mang lại lợi nhuận khủng cho công ty.

2.4. Khám phá các cơ hội mới.

Bằng cách tập trung tuyển dụng những nhân viên có khả năng lắng nghe tích cực, giao tiếp tốt cùng với thái độ cầu tiến trong công việc, các doanh nghiệp có thể thực sự hiểu nhu cầu của khách hàng và nhân viên của mình.

Đây là một bước quan trọng trong việc giải quyết các vấn đề trong giao tiếp và có thể tạo ra một môi trường làm việc tốt hơn và một sản phẩm / dịch vụ đáng mơ ước hơn.

2.5. Giữ cho quy trình làm việc suôn sẻ.

Để các nhiệm vụ tiến lên, thông tin thường cần được chuyển từ nhân viên này sang nhân viên khác. Điều này có thể thông qua cuộc trò chuyện trực tiếp, bản trình bày, email, cuộc gọi điện thoại hoặc thậm chí thông qua các công cụ cộng tác khác. 

Nhân viên có kỹ năng giao tiếp tốt có thể đảm bảo thông điệp được truyền đạt một cách hiệu quả và chính xác để các quy trình diễn ra suôn sẻ và năng suất vẫn cao.

2.6. Tạo môi trường làm việc tích cực.

Đối với doanh nghiệp, điều quan trọng là các nhân viên có thể làm việc tốt với nhau như một phần của nhóm. 

Kỹ năng giao tiếp tốt có thể đảm bảo mọi người đều chia sẻ ý tưởng, cũng như hiểu được tầm quan trọng của việc lắng nghe người khác. Điều này có thể giúp phát triển các mối quan hệ làm việc bền chặt hơn và một môi trường làm việc tích cực.

Lời kết, 

Điều quan trọng nhất là chúng ta cần luôn lắng nghe và tôn trọng người đối diện. Nếu áp dụng đúng cách, giao tiếp có thể giúp chúng ta nâng cao hiệu quả công việc, xây dựng mối quan hệ tốt hơn và đạt được sự thành công trong cuộc sống. Hy vọng bài viết trên đã giúp bạn hiểu rõ hơn về kỹ năng giao tiếp trong doanh nghiệp và tầm quan trọng của nó. 

Chúng ta ngày càng bận bịu với công việc hơn. Nhiều khi bạn nhận thấy có hàng tá việc cần thực hiện mà thời gian lại không đủ. Đó cũng là lý do khiến nhiều người sử dụng checklist.

1. Checklist là gì?

Checklist được hiểu là danh sách các công việc cụ thể để hướng đến thực hiện mục tiêu lớn, đảm bảo công việc diễn ra đúng quy trình, đúng thời gian, không bỏ sót. Thông thường checklist xuất hiện ở dạng danh sách kèm các ô trống ở đầu trang bên trái. Người thực hiện có thể đánh dấu tích, nhân vào ô sau khi đã làm xong đề mục đó.

2. Bảng checklist được dùng trong những mảng nào?

Hiện nay, checklist được ưa chuộng sử dụng trong rất nhiều mảng ngành nghề khác nhau bởi sự ưu việt của nó. Cụ thể như: 

+ Trong hàng không: Checklist được sử dụng để kiểm tra các thủ tục trước khi bay, nhằm đảm bảo an toàn hàng không. 

+ Trong công nghệ: Ứng dụng checklist trong việc kiểm tra khả năng hoạt động của các phần mềm, kiểm tra việc tuân thủ quy trình, tiêu chuẩn mã hóa nhằm kịp thời phát hiện và ngăn ngừa sai sót. 

+ Trong thể thao: Để giám sát, theo dõi tiến trình tập thể dục thể thao, từ đó giúp mọi người dễ dàng đánh giá hiệu quả của việc tập. 

+ Trong đầu tư: Các nhà đầu tư sử dụng checklist như một công cụ nhằm theo sát tiến trình đầu tư, thông qua đó giúp họ đưa ra những phương án đầu tư hợp lý.

3. Ưu, nhược điểm của checklist.

Có thể thấy ưu điểm vượt trội của checklist là đảm bảo các công việc diễn ra thuận lợi, suôn sẻ. Việc xây dựng checklist còn giúp cho các nhà quản lý kiểm soát tối đa và sử dụng nhân lực đạt hiệu quả tối đa. Mỗi nhà quản lý nên xây dựng bảng checklist công việc dựa trên tính chất, cơ sở công việc và quy mô làm việc thực tế để đưa ra danh sách thực hiện sát nhất, mang lại hiệu quả tối đa cho người sử dụng.

Bên cạnh những ưu điểm, checklist còn có một vài nhược điểm đó là nếu phụ thuộc quá vào checklist sẽ cản trở hiệu suất khi xử lý các tình huống quan trọng về thời gian. Ví dụ: Trường hợp khẩn cấp y tế hoặc trên chuyến bay.

Lời kết, 

Hy vọng bài viết trên đã giúp bạn hiểu rõ hơn về checklist và ưu nhược điểm của nó. Hãy dựa vào đó để sử dụng checklist thật hiệu quả bạn nhé.


 Trong môi trường doanh nghiệp ngày nay, việc chấm công không có gì xa lạ đối với các nhân viên văn phòng. Vậy chấm công là gì? Tại sao phải chấm công trong doanh nghiệp? Cùng tìm hiểu nhé! 

1. Chấm công là gì?

Chấm công là hoạt động phổ biến trong các doanh nghiệp để có thể kiểm soát việc khai báo giờ giấc đi làm và tan ca của nhân viên. Từ đó, có thể căn cứ vào bộ phận nhân sự để biết được số giờ làm việc, số ngày đi làm và số ngày nghỉ, số ngày đi muộn của từng nhân viên. 

Và điều đó sẽ là cơ sở để nhân viên có lương hoặc bị phạt khi quá số buổi quy định thông qua đó sẽ nâng cao tinh thần trách nhiệm và biết sắp xếp quản lý thời gian hiệu quả trong công việc.

2. Tại sao phải chấm công?

Chấm công đem lại sự tiện lợi và dễ dàng hơn cho doanh nghiệp, nhân viên và đặc biệt là bộ phận quản lí nhân sự. Vì thế, nó đảm bảo tính công bằng, tăng thêm năng suất làm việc của mỗi nhân viên, giúp bộ phận nhân lực dễ dàng giám sát, đánh giá nhân viên qua các dữ liệu từ đó làm tiền đề để có cơ sở tính lương một cách hợp lí nhất.

3. Các hình thức chấm công phổ biến

Có nhiều hình thức chấm công hiện nay :

3.1 Chấm công bằng thẻ giấy

Cách chấm công này rất đơn giản. Nhân viên chỉ cần cho thẻ vào máy là sẽ hiện lên thời gian hoạt động ngay lập tức từ giờ làm giữa các ca làm, giờ tan làm và ngoài giờ làm.

3.2 Chấm công bằng dấu vân tay

Phương thức này là phương thức phổ biến đuọc nhiều doanh nghiệp sử dụng nhất. Qua dấu vân tay, máy sẽ xử lí hình ảnh, nhận diện và xác định nhanh chóng nhân viên một cách chính xác nhất.

3.3 Chấm công bằng thẻ điện tử

Cách chấm công này tiện dụng hơn chấm công bằng thẻ giấy. Khi chấm công bằng thẻ điện tử và lưu giữ thông tin nhân viên cũng giống thẻ giấy nó sẽ lưu thông tin ngày giờ làm và tan làm của từng nhân viên.

3.4 Chấm công bằng nhận diện khuôn mặt

Phương thức này dần được các doanh nghiệp sử dụng, tương tự như cách chấm công bằng dấu vân tay thì thiết bị này sẽ hiệu quả và nhanh chóng hơn vân tay qua cách nhận dạng các đặc điểm của từng khuôn mặt từ đó so sánh và nhận dạng mặt của từng nhân viên một cách tối ưu nhất.

3.5 Chấm công bằng nhận diện mống mắt

Phương thức này dùng qua công nghệ nhận diện mống mắt để chấm công, độ nhận dạng và chính xác cao hơn các hình thức khác nhưng chi phí cao nên ít doanh nghiệp sử dụng.

Như vậy, việc chấm công cho nhân sự đều có ưu điểm và nhược điểm nhưng chung quy nó đem lại sự cần thiết và lợi ích cao hơn cho doanh nghiệp trong việc giám sát nhân viên.

Thứ Hai, 19 tháng 8, 2024

 Định biên nhân sự đóng vai trò quan trọng trong việc tuyển dụng và hoạch định nhân sự của mỗi doanh nghiệp nhưng không phải ai cũng hiểu rõ về nó. Bài viết sẽ cho ta hiểu rõ về định biên nhân sự là gì và các bước xây dựng định biên nhân sự hiệu quả.

1. Vậy định biên nhân sự là gì?

Định biên nhân sự là quá trình xác định, tính toán số lượng nhân sự với những điều kiện phù hợp về phẩm chất cá nhân và tri thức để đáp ứng khối lượng công việc ở từng vị trí cụ thể trong tương lai, từ đó có thể cắt giảm các khoản chi phí không cần thiết trong hệ thống nhân sự của doanh nghiệp.

2. 5 bước để xây dựng định biên nhân sự hiệu quả

2.1 Bước 1: Dự báo nhu cầu nguồn lực

Với bước đầu tiên này, chúng ta cần dự báo và xác định nhu cầu nhân lực dựa vào mục tiêu và kế hoạch phát triển của doanh nghiệp trong tương lai gần một cách chính xác nhất. 

Qua đó, cần làm rõ các thông tin sau:

  • Thời gian: Khi nào cần tuyển thêm nhân sự có chuyên môn tốt?
  • Chất lượng: Yêu cầu về kỹ năng, phẩm chất và chuyên môn mà nhân sự trong vị trí đó cần có.
  • Số lượng: Các vị trí, phòng ban cần tuyển chính xác bao nhiêu nhân sự.

2.2 Bước 2: Phân tích thực trạng nguồn nhân lực

Việc phân tích thực trạng nguồn nhân lực sẽ giúp doanh nghiệp nhận thức rõ được ưu, nhược điểm  của nguồn nhân lực có đáp ứng nhu cầu hiện tại của công ty hay không. Qua đó đưa ra những chiến lược hoạch định nhân sự phù hợp thông qua 2 yếu tố: yếu tố phân tích về hệ thống và yếu tố phân tích về quá trình.

Yếu tố về mặt hệ thống:

  • Số lượng, chức vụ, thái độ làm việc cũng như trình độ, kinh nghiệm.
  • Các mối quan hệ công việc cũng như các hoạt động, quyền lợi và nghĩa vụ.
  • Các chính sách quản trị nhân sự: khen thưởng, tuyển dụng, kỷ luật, đào tạo,..

Yếu tố về mặt quá trình:

  • Các vấn đề của doanh nghiệp khi gặp trở ngại.
  • Văn hóa môi trường làm việc của doanh nghiệp.
  • Sự thu hút của công việc đối với nhân viên.
  • Mức độ hài lòng và yêu thích của nhân viên đối với doanh nghiệp
  • Nâng cao hoạt động quản trị nguồn lực trong doanh nghiệp.
  • Các mục tiêu doanh nghiệp được đề ra một cách minh bạch, rõ ràng.

2.3 Bước 3: Quyết định tăng hoặc cắt giảm nguồn nhân lực

Sau khi đánh giá, xác định được tình hình qua những ưu, nhược điểm của từng bộ phận nhân viên thì sẽ đưa ra những quyết định tăng hoặc giảm nhân sự, trong đó có cả bộ phận lãnh đạo phù hợp với nhu cầu hiện tại. Vì vậy, trong quá trình thực hiện doanh nghiệp cần hết sức cẩn trọng, tránh sai sót, đưa ra cách khắc phục tối ưu nhất để không làm mất những nhân sự tiềm năng.

2.4 Lập kế hoạch thực hiện

Để lập kế hoạch định biên nhân sự, bạn cần xây dựng các nội dung cơ bản sau:

  • Kế hoạch và lịch trình tuyển dụng nhân sự cụ thể.
  • Đề bạt, thuyên chuyển nhân sự nội bộ.
  • Bố trí lại cơ cấu tổ chức, số lượng nhân sự tại các vị trí phòng ban.
  • Cắt giảm nguồn nhân lực kém, không tạo ra giá trị cho công ty.

2.5 Đánh giá thực hiện kế hoạch

Với bước cuối cùng, bạn nên tiến hành đánh giá để tìm ra những thiếu sót giữa mục tiêu đề ra so với quá trình thực tế sau khi đã thực hiện kế hoạch. Qua đó, bạn sẽ tìm hiểu được nguyên nhân rồi phân tích nó và đưa ra những giải pháp khắc phục, điều chỉnh hợp lý, tránh tái diễn cho lần sau.

Một số điểm sau khi đánh giá doanh nghiệp cần lưu ý:

  • Nguyên nhân sai lệch và các vấn đề phát sinh trong quá trình thực hiện.
  • Kế hoạch điều chỉnh đưa vào thực thi
  • Bố trí nhân lực phù hợp và tìm kiếm ứng viên tài năng phù hợp với các vị trí, phòng ban cụ thể.

Lời kết: Mong rằng bài viết sẽ giúp bạn hiểu rõ hơn về định biên nhân sự là gì và các bước để xây dựng định biên hiệu quả, từ đó bạn sẽ đưa ra được những định hướng quản lý nhân sự một cách tốt nhất.

 Chấm công là hoạt động phổ biến trong các doanh nghiệp để có thể kiểm soát việc khai báo giờ giấc đi làm và tan ca của nhân viên. Vậy có những hình thức chấm công nào và khác biệt như thế nào? Cùng tìm hiểu nhé 

1. Chấm công bằng thẻ giấy

Cách chấm công này rất đơn giản. Nhân viên chỉ cần cho thẻ vào máy là sẽ hiện lên thời gian hoạt động ngay lập tức từ giờ làm giữa các ca làm, giờ tan làm và ngoài giờ làm

*Ưu điểm :

+ Không cần dấu vân tay, không cần kết nối dữ liệu vào máy tính

+ Dễ dàng sử dụng

+ Chi phí thấp

*Nhược điểm :

+ Dễ mất thẻ và dễ hỏng

+ Người khác có thể chấm công hộ

2. Chấm công bằng dấu vân tay

Phương thức này là phương thức phổ biến đuọc nhiều doanh nghiệp sử dụng nhất. Qua dấu vân tay, máy sẽ xử lí hình ảnh, nhận diện và xác định nhanh chóng nhân viên một cách chính xác nhất.

*Ưu điểm :

+ Nhanh, gọn, dễ nhận dạng

+ Không mất thời gian

+ Tránh gian lận

*Nhược điểm

+ Gây bất lợi với những người mất dấu vân tay hay tay bị ướt hoặc lạnh thì máy không thế quét được

3. Chấm công bằng thẻ điện tử

Cách chấm công này tiện dụng hơn chấm công bằng thẻ giấy. Khi chấm công bằng thẻ điện tử và lưu giữ thông tin nhân viên cũng giống thẻ giấy nó sẽ lưu thông tin ngày giờ làm và tan làm của từng nhân viên

*Ưu điểm :

+ Cứng cáp, dễ bảo quản

+ Nhập dữ liệu đơn giản, tránh sai sót cho bộ phận nhân sự

*Nhược điểm :

+ Chi phí thẻ từ khá cao

+ Dễ mất thẻ

4. Chấm công bằng nhận diện khuôn mặt

Phương thức này dần được các doanh nghiệp sử dụng, tương tự như cách chấm công bằng dấu vân tay thì thiết bị này sẽ hiệu quả và nhanh chóng hơn vân tay qua cách nhận dạng các đặc điểm của từng khuôn mặt từ đó so sánh và nhận dạng mặt của từng nhân viên một cách tối ưu nhất

*Ưu điểm :

+ Nhanh

+ Không phát sinh chi phí thẻ

+ Xử lý nhanh

*Nhược điểm :

+ Khắc phục được nhược điểm của thẻ hoặc bằng dấu vân tay

+ Chi phí lắp đặt cao

+ Nhiều lúc vẫn gặp nhiều trục trặc


5. Chấm công bằng nhận diện mống mắt

Phương thức này dùng qua công nghệ nhận diện mống mắt để chấm công, độ nhận dạng và chính xác cao hơn các hình thức khác nhưng chi phí cao nên ít doanh nghiệp sử dụng

*Ưu điểm :

+ Bảo mật an toàn cao

+ Thu thập dữ liệu và nhận diện nhanh so với các cách khác

*Nhược điểm :

+ Chi phí lắp đặt cao

Như vậy, việc chấm công cho nhân sự đều có ưu điểm và nhược điểm nhưng chung quy nó đem lại sự cần thiết và lợi ích cao hơn cho doanh nghiệp trong việc giám sát nhân viên.

Hầu hết sinh viên sau khi ra trường thì việc đầu tiên họ làm là nộp CV vào các doanh nghiệp.  Đây cũng là lúc bạn nhận mức lương khởi điểm đầu tiên trên hành trình sự nghiệp của mình. Vậy lương khởi điểm là gì? Một số yếu tố ảnh hưởng đến lương khởi điểm. Hãy cùng tìm hiểu nhé!

1. Lương khởi điểm là gì?

Lương khởi điểm tiếng anh là Starting Salary. Đây là khái niệm được sử dụng rất nhiều trong lĩnh vực quản lý nhân sự.  Lương khởi điểm được hiểu là mức lương nhân viên nhận được khi bắt đầu làm việc tại doanh nghiệp.

Đây là mức lương tối thiểu nhà tuyển dụng cam kết sẽ chi trả cho người lao động, không bao gồm các khoản phụ cấp hay phúc lợi.

2. Lương khởi điểm quan trọng như thế nào?

2.1 Đối với người lao động

- Lương khởi điểm có tầm quan trọng rất lớn trong việc đưa ra quyết định chấp nhận công việc của người lao động.

- Ảnh hưởng trực tiếp đến khả năng chi tiêu và tiết kiệm của người lao động, nếu mức lương không đủ tiêu sẽ làm ảnh hưởng đến chất lượng cuộc sống và công việc.

- Là yếu tố tác động đến cam kết và hiệu suất lao động trong doanh nghiệp. Khi nhận được mức lương hợp lý, người lao động sẽ có thêm động lực, sẵn sàng cống hiến hết mình.

2.2 Đối với nhà tuyển dụng

- Ảnh hưởng đến sức hấp dẫn của doanh nghiệp, là yếu tố thu hút nhân tài vào doanh nghiệp.

- Thu hút nhân sự, mức lương cạnh tranh sẽ giúp bạn chinh phục được nhân tài vào làm việc cho doanh nghiệp mình, dễ dàng hơn trong việc quản lý chi phí nhân sự.

3. Một số yếu tố ảnh hưởng đến lương khởi điểm.

Dưới đây, Blognhansu sẽ đưa ra cho bạn 5 yếu tố ảnh hưởng đến lương khởi điểm:

3.1 Bằng cấp và trình độ học vấn

Đây là yếu tố đầu tiên ảnh hưởng trực tiếp đến lương khởi điểm mà bạn nhận được khi bắt đầu công việc tại các doanh nghiệp.

Đối với những người có bằng cấp thạc sĩ, tiến sĩ sẽ được đánh giá cao, bởi họ đã đầu tư thời gian công sức để nâng cao kỹ năng và vốn kiến thức của mình. Do đó mức lương của họ sẽ cao hơn so với người có bằng cấp đại học hoặc cao đẳng.

3.2 Kinh nghiệm làm việc

Đây là một trong những yếu tố quan trọng ảnh hưởng đến mức lương khởi điểm của người lao động khi làm việc trong doanh nghiệp.

Những ứng viên có kinh nghiệm sẽ được đánh giá cao. Nếu bạn có kỹ năng làm việc thực tế, có kiến thức cũng như có thành tích xuất sắc thì chắc chắn rằng bạn sẽ nhận mức lương khởi điểm cao hơn so với những ứng viên chưa có nhiều kinh nghiệm.

3.3 Ngành nghề ứng tuyển

Những ngành nghề đòi hỏi kỹ năng chuyên sâu mức lương khởi điểm sẽ cao hơn, lý do là vì thị trường lao động chưa màu mỡ, ít người có kinh nghiệm. Mức lương vị trí quản lý cũng sẽ cao hơn so với nhân viên.

3.4 Thị trường lao động

Thị trường lao động cũng ảnh hưởng ít nhiều tới lương khởi điểm. Đối với những ứng viên sở hữu kỹ năng đặc biệt, doanh nghiệp sẽ đưa ra mức lương khởi điểm cao để thu hút và giữ chân nhân sự, ngược lại những lĩnh vực cạnh tranh cao mức lương khởi điểm sẽ thấp hơn.

3.5 Khả năng đàm phán và kỹ năng mềm

Nếu bạn có khả năng đàm phán tốt, bạn có thể deal lương khởi điểm cao hơn. Ngoài các yếu tố kỹ năng mềm cũng ảnh hưởng ít nhiều đến mức lương khởi điểm của người lao động như giao tiếp, quản lý thời gian, làm việc nhóm...

Lời kết,

Bài viết trên đây đã giúp chúng ta hiểu được lương khởi điểm là gì? Một số các yếu tố ảnh hưởng tới lương khởi điểm. Mong rằng bạn sẽ trau dồi thêm nhiều kinh nghiệm cũng như ngành nghề phù hợp để có mức lương khởi điểm mà bạn mong muốn. Chúc bạn thành công!


 Biểu đồ Gantt Chart được các công ty ứng dụng rất nhiều trong việc lập kế hoạch, đưa ra cái nhìn trực quan về việc quản lý dự án và quản lý tiến độ hiệu quả công việc. Vậy biểu đồ Gantt là gì? Cách lập biểu đồ Gantt như thế nào để hiệu quả. Bài viết dưới đây của Blognhansu sẽ giúp bạn hiểu rõ hơn về Gantt nhé.

1. Biểu đồ Gantt là gì?

Biểu đồ Gantt (Gantt Chart) là biểu đồ để trình bày các nhiệm vụ, sự kiện theo thời gian một cách trực quan gồm các danh sách các công việc cần thực hiện và thanh mô tả của công việc đó. Biểu đồ Gantt hiển thị các thanh ngang có độ dài khác nhau thể hiện thời gian của mỗi nhiệm vụ trong dự án, gồm thời lượng như ngày bắt đầu và ngày kết thúc.

Biểu đồ Gantt được thiết kế với 2 trục:

  • Trục hoành (trục ngang): thể hiện mốc thời gian hoàn thành công việc.
  • Trục tung (trục dọc): minh họa các đầu mục công việc.

Điều này giúp người quản lý và các thành viên trong nhóm có cái nhìn tổng quan hơn về lịch trình dự án, thời gian hoàn thành, các mối quan hệ và sự phụ thuộc giữa các hoạt động khác nhau, giai đoạn dự án. Nó giúp quản lý tài nguyên cũng như theo dõi tiến độ để đưa ra các điều chỉnh cần thiết để đảm bảo dự án được hoàn thành đúng hạn.

2. Các bước lập biểu đồ Gantt 

Trong phần dưới đây, Blognhansu sẽ bật mí cho bạn 4 bước để lập biểu đồ Gantt đơn giản và hiệu quả. 

Biểu đồ Gantt có thể được tạo qua các phần mềm quản lý dự án hoặc bảng tính như Microsoft Excel hoặc Google Sheet.

2.1 Bước 1: Xác định đầu mục công việc quan trọng

Trước tiên, bạn cần liệt kê hết tất cả các đầu công việc của dự án cũng như các mục tiêu mà dự án cần đạt được. Tiếp đến, bạn cần đặt tên cho dự án và xác định được thời gian sớm nhất để bắt đầu dự án và thời gian ước lượng để thực hiện dự án đó.

2.2 Bước 2: Xác định mối quan hệ giữa các công việc

Ở bước này, bạn cần xác định được mối quan hệ giữa các công việc với nhau, đây cũng được xem là điểm mạnh của biểu đồ này để thể hiện được mối tương quan giữa các đầu mục công việc, xác định được công việc nào cần thực hiện theo trình tự trước sau, công việc nào có thể thực hiện song song.

Công việc “tuần tự” hay còn gọi là “tuyến tính”: Những công việc phải được thực hiện và hoàn thành trước thì mới tiếp tục được công việc tiếp theo.

Công việc “song song”: Những công việc được thực hiện và hoàn thành cùng lúc với nhau. Một dự án, càng có nhiều đầu mục công việc song song thì thời gian thực hiện càng được rút ngắn.

Biểu đồ Gantt thường có 3 mối liên hệ phổ biến:

  • Start to Start (SS): Công việc SS bắt đầu cho đến khi công việc trước đó bắt đầu.
  • Finish to Finish (FF): Công việc FF kết thúc sau khi công việc trước đó kết thúc.
  • Finish to Start (FS): Công việc FS bắt đầu sau khi công việc trước đó liên quan kết thúc.

Bước 3: Biểu diễn lên biểu đồ Gantt 

Khi đã thu thập đầy đủ dữ liệu cần thiết, bạn sẽ tiến hành vẽ biểu đồ Gantt. Bạn có thể vẽ tay hoặc sử dụng các công cụ, phần mềm chuyên nghiệp hỗ trợ quản lý khác như Base Wework, Zoho Projects, Gantt Canva,...giúp cho phép bạn truy cập vào dữ liệu mọi nơi, thuận tiện cho việc thảo luận, báo cáo dự án.

Bước 4: Cập nhật tiến độ dự án

Dự án sẽ được di chuyển theo biểu đồ trục tung thể hiện các công việc đang có tiến triển.

Nhưng trong quá trình triển khai thực tế, dự án sẽ có nhiều yếu tố tác động. Do đó, bạn cần thường xuyên theo dõi, cập nhật để không làm chậm trễ tiến độ dự án. Điều này sẽ giúp nhà quản lý dự án cập nhật đầy đủ thông tin một cách rõ ràng và có kế hoạch cho các thành viên và đối tác.

Lời kết: Bài viết trên đây đã giúp người đọc hiểu được biểu đồ Gantt là gì và các bước tạo biểu đồ Gantt hiệu quả. Mong rằng biểu đồ này sẽ giúp ích cho bạn trong việc quản lý dự án một cách có kế hoạch và rõ ràng cho các bên.